Типичные ошибки ведения расчетов с подотчетными лицами

 

Очень часто в процессе деятельности предприятий и организаций возникает необходимость финансовых отношений с использованием наличных средств, выдаваемых сотрудникам под отчет. Чаще всего под отчет выдаются денежные средства на предстоящие командировки, на административно-хозяйственные расходы. Согласно закону, запрещена выдача подотчетных сумм в счет заработной платы, за исключением аванса, а также лицам, которые не состоят в штатном расписании предприятия (посторонним особам).

Как правило, любая внешняя проверка контролирующих органов уделяет таким операциям особое внимание, поэтому службе бухгалтерии следует исключить все возможные нарушения. Аудиторская компания поможет устранить эти недочеты и избежать проблем и лишних затрат на штрафы.

Самые распространенные ошибки ведения таких расчетов:

  • оплата командировочных;
  • неверное документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;
  • незнание нормативных требований к порядку ведения учета наличных средств.

Рассмотрим типичные ошибки, совершаемые бухгалтерами при оформлении служебных командировок:

— возмещение расходов на проезд. В соответствии с постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, п.12 оплата проезда служебной командировки туда и обратно возмещается только после предоставления документов, которые служат подтверждением затрат. Согласно указанному постановлению, инструкции № 62, недопустимо возмещение стоимости проезда при отсутствии документов – билетов за проезд. Если командировочный получил аванс на командировку, а билеты отсутствуют, то руководитель предприятия может дать письменное разрешения оплатить проезд по минимальной стоимости.

— запрещено возмещение затрат, которые не входят в перечень командировочных затрат. Пример – покупка страхового полиса при приобретении билета на поезд или самолет и пр.

— оплата проживания свыше установленных норм. Для служебных командировочных в бюджетных организациях оплата гостиниц осуществляется по факту, но требованиями ограничивается в сумме не больше 550 рублей за сутки проживания. Превышение указанной суммы можно возмещать только за счет фонда экономии средств госбюджета (по письменному распоряжению руководителя предприятия) или личных доходов.

Ошибки в документальном оформлении расчетов:

— возмещение расходов в отсутствие подтверждающих их документов. Обязательно прикрепление документов унифицированных форм к бухгалтерским документам (Пункт 7 инструкции № 157, а также ст.9 ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996). Если случилось так, что документы отсутствуют, следует оформить акт, в который должны быть внесены такие ведомости:

  • наименование отсутствующего документа;
  • дата оформления;
  • наименование, содержание и измерители операции;
  • указание участника операции (сотрудника) с указанием идентификационного кода, других реквизитов;
  • перечень сотрудников, ответственных за операцию и ее документальное оформление;
  • обязательные подписи участников операции с утверждением руководителя организации.

— возмещение расходов в сумме, превышающей предельный размер расчетов наличностью. Центробанк РФ своим указанием № 1843-У от 20.06.2007 ограничил возмещение подотчетных средств суммой 100000 руб. Эта сумма не может быть превышена по одному договору, или по всем документам суммарно на одну операцию.

— выдача авансов без письменного заявления подотчетного лица. В заявлении должна быть внесены сумма и назначение полученного аванса, срок на который выданы деньги, обоснование размера (в произвольной форме). Заявление должно быть завизировано руководителем организации и прикреплено к бухгалтерским документам.

Проверка ведения расчетов с подотчетными лицами входит в состав аудиторских услуг компании «Альфа-Аудит» в обязательном порядке, даже при проведении экспресс-аудита.